Mais que uma mera formalidade, aprender como fazer descrição de cargos é de extrema importância para que as vagas oferecidas por uma empresa sejam preenchidas por profissionais devidamente qualificados.
Uma descrição de cargos é um documento que detalha as funções, responsabilidades, requisitos e qualificações necessárias para o desempenho de um determinado cargo em uma organização.
Podemos dizer, inclusive, que essa é uma parte fundamental para que o trabalho do setor de Recursos Humanos seja realmente efetivo. Afinal de contas, é a partir de uma descrição de vagas bem elaborada que o RH conseguirá desenvolver uma série de outros processos.
Ao longo deste artigo, explicaremos todos os detalhes que uma descrição de cargos deve ter, para que você consiga atrair os profissionais corretos para sua organização e otimizar o trabalho de sua equipe de RH. Boa leitura!
O que é uma descrição de cargos?
As pessoas são o principal patrimônio de uma organização, mas, para que todos os colaboradores possam de fato alcançar o seu máximo potencial, é muito importante que eles saibam exatamente quais são suas atribuições e o que a empresa espera deles.
É aí que entra a importância da ferramenta de descrição de cargos, que é um documento que formaliza todas as funções, atribuições, requisitos, especificações e posturas de um cargo dentro de uma empresa, com o objetivo de estabelecer um norte aos que fazem parte dela.
E justamente por descrever o conjunto de tarefas realizadas por cada colaborador, toda descrição de cargo é única. Isso significa que tudo aquilo que foi descrito está diretamente relacionado a um determinado cargo, com as características e funcionalidades necessárias para que ele seja realmente eficaz para a empresa.
Para cumprir com a sua finalidade, é fundamental que as descrições de cargos sejam claras e concisas. Afinal, como já citamos na introdução do artigo, essa é a ferramenta base para que uma infinidade de processos no setor de RH seja desenvolvida (como, por exemplo, o recrutamento e seleção).
Outra característica da descrição de cargos é que ela deve ser dinâmica, ou seja, o documento precisa ser revisto de tempos em tempos para que consiga atender e acompanhar as necessidades da organização e do mercado.
Por que a descrição de cargos é importante para uma empresa?
Ao permitir que a empresa tenha condições de definir e verificar o perfil ideal para cada posição, esta ferramenta proporciona diferentes benefícios para a companhia, como:
- Tornar a gestão organizacional mais organizada, acessível e transparente;
- Realizar tomadas de decisão com maior assertividade;
- Possibilitar o gerenciamento de planos de desenvolvimento individual (PDI);
- Realização de processos de recrutamento e seleção por competências;
- Promoção e desenvolvimento do Plano de Cargos e Carreira (PCC);
- Contribuir efetivamente para o aumento da produtividade;
- Desenvolver políticas de atração de novos colaboradores;
- Reduzir taxas de turnover;
- Administrar e conduzir promoções e salários de maneira técnica, eficaz e transparente;
- Fortalecer a cultura empresarial;
- Atuar de forma preventiva nas mudanças organizacionais e diretrizes conforme as necessidades e tendências do mercado.
Onde a descrição de cargos pode ser aplicada?
Contrário ao que muitos pensam, a descrição de cargos está longe de ser uma ferramenta que só é utilizada durante a abertura de uma vaga. Na verdade, ela é muito útil em diferentes situações. Confira, a seguir, onde a descrição de cargos pode ser aplicada:
No recrutamento e Seleção
É por meio da descrição de cargos que os recrutadores compreendem qual vaga precisa ser preenchida, além de conhecer suas atribuições e principais atividades. Dessa forma, os profissionais responsáveis pelo recrutamento terão as informações necessárias para escolher o candidato com melhor qualificação e perfil para ocupar o cargo na organização.
Em auditoria
A descrição de cargos é um documento fundamental para a realização de auditorias e para que a empresa conquiste selos relacionados a normas técnicas específicas. Um dos exemplos mais conhecidos é o certificado ISO 9001, já que, para ser dado a uma organização, é necessário apresentar o documento de descrição de cargos. É válido lembrar que o ISO 9001 é base para outras normas de qualidade.
Na avaliação de Competências
Para que gestores e profissionais do setor de RH consigam realizar uma avaliação de competências, é fundamental que tenham em mãos as descrições de cargos, E é a partir desse documento, por exemplo, que esses profissionais realizam o mapeamento de soft skills numa entrevista de emprego para determinada função.
A descrição de cargos possibilita que a avaliação de competências seja realizada de forma assertiva, afinal de contas, é através dela que é possível identificar os pontos que precisam ser melhorados ou ajustados.
Em plano de cargos e salários
A descrição de cargos é uma das bases fundamentais para a construção de um plano de cargos e salários.
A lógica é simples: é por meio do detalhamento sobre as atividades desempenhadas por cada cargo e do tempo necessário para desempenhá-las, que o RH conseguirá definir a remuneração adequada para cada posto de trabalho.
Em ações de desenvolvimento e treinamentos
Por último, a descrição de cargos também é um importante aliado do RH na hora de criar ações de desenvolvimento.
Além de facilitar a visualização sobre os gaps de habilidades dentro das equipes e as medidas que serão necessárias para saná-las, essa ferramenta auxilia os colaboradores a enxergarem e estabelecerem metas do seu desenvolvimento dentro da empresa, para ocuparem cargos mais altos.
Quais são as etapas para criar uma descrição de cargos?
Agora que você já está por dentro da importância desta ferramenta, chegou o momento de saber como fazer uma descrição de cargo.
A primeira coisa que você deve saber é que a descrição de cargos deve ser feita em forma de documento e possui uma estrutura básica a ser seguida. Confira, abaixo, como deve ser a estrutura padrão de um documento de descrição de cargos:
1 – Nome do cargo
Primeiramente, é essencial definir o título do cargo de forma clara. Além disso, o resumo das funções principais deve ser conciso para evitar mal-entendidos. Consequentemente, uma boa descrição aumenta a eficiência no recrutamento.
Vale lembrar que um mesmo grupo de funções pode receber nomenclaturas diferentes dependendo da empresa. O mais importante é que essa identificação seja sempre vinculada às atividades que serão desempenhadas pela pessoa que ocupar essa função, conforme explicaremos no item 4.
2 – Organograma
Além do título, o organograma do cargo é outra etapa essencial. Ele mapeia a estrutura hierárquica, mostrando claramente a relação do cargo dentro da organização. Dessa maneira, fica fácil identificar a quem o profissional se reportará e quais serão seus subordinados, se houver.
3 – Missão do cargo
Aqui, você deve descrever o objetivo principal da função e sua importância dentro da empresa. Por isso, pergunte-se: como esse cargo está atrelado às estratégias organizacionais? Essa resposta orientará a criação de uma descrição mais precisa e alinhada às necessidades da empresa.
4 – Atividades do cargo
Após descrever a missão do cargo, será o momento de explicar quais são as atividades necessárias para que ela seja atingida. Nesta etapa são descritas todas as atividades que devem ser executadas pelo colaborador. Vale também, inclusive, detalhar as tarefas que não devem ser desempenhadas por ele.
O mais importante é que essa descrição seja feita de forma bastante clara, para que possa ser consultada sempre que surgirem dúvidas quanto às responsabilidades de cada profissional.
5 – Experiência
Após definir as atividades, é hora de especificar as experiências profissionais desejadas para o cargo. Considere o tempo de atuação no mercado e o tempo de experiência na função, dessa maneira, você garante que os candidatos estejam preparados para os desafios que a posição exige.
6 – Formação acadêmica
O grau de instrução mínimo desejado para o profissional que irá assumir o cargo também precisa ser descrito. Dessa forma, fica mais claro e simples elencar as necessidades de formação para a ocupação do cargo e execução das tarefas.
7 – Competências
O documento de descrição de cargos deve elencar as principais habilidades fundamentais para a ocupação do cargo, levando em consideração tanto as competências técnicas quanto as comportamentais.
Essa é uma das partes mais importantes a serem consultadas durante um processo de recrutamento e seleção.
8 – Treinamentos obrigatórios
Antes de finalizar o documento de descrição de cargos, é preciso registrar se o cargo necessita de alguma preparação obrigatória e qual deve ser esse treinamento. Ao descrever os treinamentos, é importante informar se eles precisam ser realizados antes ou depois que o profissional assumir a função. Além disso, outra boa dica na hora de executar essa missão é pesquisar os modelos de descrição de cargos encontrados no mercado, além de buscar por métodos de coleta que possam atender às suas necessidades.
Esperamos que, com essas orientações em mãos, você esteja preparado para extrair o melhor que a ferramenta de descrição de cargos pode oferecer.
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