Cada vez mais, o gerenciador de projetos tem sido visto como um elemento indispensável para que as organizações alcancem seus objetivos e consigam tirar boas ideias do papel.
Especialmente nas áreas de TI e RH, que geralmente estão envolvidas em diferentes projetos, uma boa gestão faz toda a diferença na hora de facilitar a realização de atividades e organizar as entregas entre toda a equipe.
Para que você possa compreender todos os conceitos que estão envolvidos neste universo, bem como a melhor forma de colocar um gerenciador de projetos em prática, lhe convidamos a conferir o artigo de hoje.
Ao longo dele, vamos falar mais sobre o conjunto de práticas que você precisa considerar para realizar uma boa gestão, bem como as ferramentas que podem auxiliar neste processo.
Boa leitura!
Como se tornar um gerenciador de projetos?
Primeiramente, o que é gerenciador de projetos?
Se você trabalha no mercado corporativo, é muito provável que já tenha ouvido falar sobre o que é um gerenciador de projetos. Afinal, esse termo tem se tornado cada vez mais presente dentro das empresas.
Como o próprio nome sugere, o gerenciador de projetos é um conjunto de práticas que têm como objetivo melhorar o planejamento, execução, monitoramento e controle dos projetos em uma organização.
Em outras palavras, ele garante que todas as atividades estabelecidas dentro de um projeto sejam realizadas dentro do prazo estipulado e com a qualidade esperada, para que o objetivo final seja concluído com sucesso.
Vale pontuar que um projeto pode ser definido como qualquer esforço temporário que visa estabelecer ou criar um produto ou serviço, indo desde a construção de um prédio até o desenvolvimento de um software.
Para ser considerado um projeto, ele também deve ter um início, meio e fim muito bem definidos, além de um objetivo claro e viável.
Ciclo de vida do projeto
Agora que você já sabe o que é um gerenciador de projetos, chegou o momento de entender um de seus conceitos principais: o ciclo de vida.
Basicamente, a recomendação é que todo projeto seja dividido em etapas menores, justamente para favorecer o gerenciamento das atividades.
Na maioria das vezes, o gerente de projetos é quem fica responsável por essa divisão. Mas, no geral, o ciclo de vida do projeto pode ser dividido em quatro fases principais:
1 – Fase inicial
Considerado o ponto de partida, é aqui que os principais objetivos do projeto devem ser determinados, além de tudo o que é necessário (recursos) para o andamento das próximas etapas.
2 – Organização e preparo
Na sequência, será a vez de determinar quais atividades serão realizadas ao longo do projeto e definir um cronograma com os prazos de entrega.
É nesta etapa, também, que os custos do projeto devem ser estipulados, juntamente com o levantamento dos materiais que são necessários.
3 – Execução
Assim que todos estiverem cientes sobre o objetivo do projeto e as suas respectivas responsabilidades, já é possível iniciar a fase de execução. É essa etapa, inclusive, que mobilizará o maior número de recursos humanos e matérias.
Justamente por isso, é na execução do projeto que é possível fazer um monitoramento mais preciso e analisar se tudo está seguindo de acordo com o planejado.
4 – Encerramento
Por último, temos o encerramento do projeto, durante o qual é feita a entrega ao cliente e uma análise das lições aprendidas ao longo de todo o processo.
Essa fase de autoavaliação é fundamental, pois é ela quem irá preparar a equipe para atuar de forma mais assertiva em outros projetos.
5 áreas principais para um gerenciador de projetos
Com a estrutura apresentada acima definida, será muito mais fácil acompanhar – ou seja, realizar o gerenciamento – de todas as atividades envolvidas no projeto.
Mas é importante que você saiba que o gerenciamento também pode ser dividido por áreas específicas, a fim de facilitar o agrupamento de processos e a orientação sobre as melhores práticas.
Entre as principais áreas de gerenciamento, estão:
- Gerenciamento de escopo: garante o atendimento das entregas, requisitos e objetivos do projeto;
- Gerenciamento de custos: controla as despesas necessárias para a execução e entrega do projeto;
- Gerenciamento do cronograma: assegura que os prazos das atividades e da entrega final sejam cumpridos;
- Gerenciamento de qualidade: determina quais são os critérios de qualidade do projeto e garante que eles sejam atendidos durante a execução;
- Gerenciamento de recursos: é responsável pela documentação e gestão de todos os recursos envolvidos no projeto, incluindo os recursos humanos, ou seja, o gerenciamento da equipe;
Ferramentas que contribuem com o gerenciamento de projetos
Até aqui, você viu quais são as principais atividades que estão envolvidas em um gerenciamento de projetos, certo? Mas, para auxiliar na execução delas, é importante contar com as ferramentas certas.
Pensando nisso, listamos as principais técnicas de gerenciamento de projetos que a sua empresa pode adotar:
- Kanban
Quando o assunto é gerenciamento de projetos, o Kanban é uma das ferramentas mais conhecidas.
Trata-se, basicamente, de um sistema de gestão visual para controle de tarefas e fluxos de trabalho, que utiliza colunas e cartões para facilitar o acompanhamento das atividades.
Por meio dele é possível visualizar, rapidamente, qual o status de cada atividade. Desta forma, os gestores conseguem ter a dimensão do que está sendo executado e em qual ritmo.
- Scrum
Muitas vezes, o Kanban é utilizado juntamente com o Scrum, metodologia ágil que tem auxiliado muitas empresas a realizarem um bom trabalho como gerenciador de projetos.
A ideia por trás do Scrum é dividir um projeto completo em pequenos ciclos de atividades, ou seja, em micro entregas que são chamadas de sprint.
Ao longo destes ciclos, que costumam durar cerca de um mês, são realizadas reuniões frequentes para que a equipe possa alinhar o que vem fazendo e pensar em formas mais ágeis de melhorar seus processos.
Vale destacar que o Scrum é bem popular no mundo da tecnologia, especialmente em times de desenvolvimento de software.
- PMBOK
Sigla para Project Management Body of Knowledge, o PMBOK é um guia que reúne as melhores práticas (incluindo processos, ferramentas e técnicas) para um gerenciador de projetos.
Vale destacar que essa publicação é revisada regularmente pelo Project Management Institute (PMI), instituição internacional sem fins lucrativos que associa profissionais de gestão de projetos.
Portanto, se você quer aprender mais sobre esse universo, vale à pena devorar o PMBOK! ☺
- Gráfico de Gantt
Outra ferramenta que pode lhe ajudar bastante nesta jornada é o Gráfico de Gantt, diagrama que permite que os gestores acompanhem e controlem os projetos de forma mais assertiva.
No Gráfico de Gantt, é possível separar o projeto em várias etapas e definir quantos dias cada uma vai durar, detalhando quando uma atividade deverá ser iniciada e finalizada.
Para aproveitar todo o potencial desta ferramenta, é recomendado quebrar o projeto em tarefas realizáveis e distribuí-las no período de execução.
Considerações finais
Além de melhorar o controle dos processos, um bom gerenciador de projetos pode trazer inúmeras vantagens, como:
- Redução dos atrasos no cumprimento do cronograma;
- Monitoramento dos custos envolvidos;
- Diminuição de riscos e prejuízos;
- Mais agilidade na tomada de decisões estratégicas.
Agora que você já tem todas essas informações em mãos, que tal começar a aplicá-las na sua empresa? ☺
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