Você sabe o quanto é trabalhoso gerenciar um processo seletivo e ainda ter que organizar dados no Excel, por exemplo. O processo de contratação tradicional é demorado, cansativo e exige todo o empenho de um profissional de RH. Nesse cenário, é muito importante contar com ferramentas – e também com criatividade – para organizar dados de candidatos com facilidade.
As planilhas, sejam elas do Google Planilhas, sejam elas do Microsoft Excel, podem ser suas principais aliadas nessa missão. Primeiro, porque elas podem receber uma quantidade infinita de dados. Segundo, porque elas são ferramentas com diversas possibilidades e podem ser otimizadas de acordo com a necessidade do RH.
Por último, as duas são muito populares e todo mundo sabe utilizar. Isso significa que elas podem ser compartilhadas e facilmente usadas por outros integrantes da equipe.
Os segredos para manter os dados dos seus candidatos organizados
Cuide do Pré-planejamento
Antes de tentar organizar dados em tabelas, é preciso analisar quais dados serão inseridos nessas planilhas. Com isso, você vai ganhar tempo na hora de colocar as informações. Sua planilha, por exemplo, pode ser voltada para diversos cargos da empresa. Nela, você consegue ter um panorama de todos os processos.
Em outras, caso seja necessário, você pode incluir o nome de cada candidato e o desempenho dele. Assim, é possível verificar com precisão em qual estágio do processo seletivo ele ou ela está.
Portanto, é necessário fazer algumas perguntas antes de começar a criação de sua planilha:
- Qual o objetivo dela?
- É realmente necessário criar uma ou mais planilhas? Existe uma ferramenta mais simples?
- O que desejo extrair dessa planilha?
- Como essa planilha vai facilitar o meu dia a dia?
Como organizar os dados dos primeiros candidatos
Você divulgou sua vaga no Linkedin, e já sabemos o que ocorre. Centenas ou até mesmo milhares de pessoas, a depender da vaga, enviam currículos para a oportunidade. Analisar essa quantidade de informações nem sempre é possível. Infelizmente, esse cenário pode ser prejudicial para ambas as partes.
Ao candidato, que não teve o seu perfil avaliado. E também para a empresa, que deixou de visualizar profissionais que poderiam se encaixar muito bem à determinada vaga. Para evitar esse problema, e ainda organizar dados em tabelas, é muito indicado a criação de um Formulário Google. É um método simples de coletar informações em pequenas ou grandes quantidades, como a própria ferramenta destaca.
Por meio desses formulários, você pode criar perguntas relevantes sobre o perfil dos candidatos. Todos os cadastros são automaticamente organizados em uma planilha no Google. Se a sua empresa conta com um software de CRM, isso pode levar ainda mais agilidade ao seu dia a dia.
Afinal, basta que você faça a integração do software com o Google Planilhas. Dessa forma, um card com todas as informações sobre cada candidato é criada no CRM. Além disso, cada cadastro entra em um funil. Mais abaixo, ainda nesse artigo, será explicado como essa função é importante.
Definindo os dados a serem organizados nas planilhas
Agora que você já sabe o objetivo da planilha e coletou os dados dos candidatos pelo Formulários Google, é necessário organizá-los. Para isso, é preciso compreender um pouco mais sobre o que você deseja visualizar.
Defina, por exemplo, quais informações são essenciais em sua nova tabela. Essa, sem dúvida, é uma das melhores formas de organizar dados no Excel. Você pode adicionar informações como:
- Vagas;
- Meios de divulgação;
- Média de dias para fechar vagas;
- Tempo médio da duração da entrevista;
- Quantidade de rejeições de vagas;
- Funil de contratação.
As informações acima são apenas um exemplo, mas elas podem ajudar muito bem para organizar dados durante o seu processo seletivo.
Funil de contratação
Atrair um bom candidato é como conquistar um novo cliente. Quanto mais valioso ele for, maior será o trabalho a ser realizado pela equipe de RH. Ainda na mesma comparação, no setor de Marketing há o chamado funil de vendas. No topo desse funil, estão todos os clientes em potencial. Na base do funil, por outro lado, estão os clientes que realmente irão realizar a compra.
O mesmo conceito pode ser utilizado pela área de Recursos Humanos. Uma boa vaga atrai dezenas de pessoas. Entretanto, nem todos têm a capacidade de preenchê-la. Por isso, organizar dados em tabelas e criar um funil de contratação é tão relevante. Assim, é possível verificar cada etapa do processo e analisar as oportunidades de melhorias.
Caso a empresa tenha um CRM, esse processo é ainda mais simples. Basta transformar o funil de vendas em funil de contração. Cada candidato cadastrado por meio do Formulários Google pode ser colocado nas seguintes fases:
- Candidatos Triados;
- Candidatos Qualificados;
- Finalistas
- Contratados.
Segmentação de candidatos
Outra vantagem de organizar dados em um CRM é a oportunidade de segmentar os candidatos. Afinal, caso sua empresa tenha várias vagas disponíveis, o melhor a fazer é organizar esses profissionais por categorias. Dessa forma, por meio do software, é possível cadastrar dados como área de atuação, nível de formação, anos de experiência e muito mais.
Independentemente se você vai utilizar um CRM ou pretende organizar os dados no Excel, o importante é sempre promover o melhor banco de dados possível. Para ajudá-lo, está disponível gratuitamente esta planilha no Excel com os principais tópicos deste artigo. Criada por Matheus Santos. Sem dúvida, com ela será muito mais fácil organizar dados de candidatos em um recrutamento.
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